POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JAIME TORRES C. Y CÍA S.A, en su interés por hacer explícitas sus políticas en materia de protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la Ley Estatutaria 1581 del 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen, establece las siguientes políticas de tratamiento de la información, de acuerdo a los términos establecidos en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

  2. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

  3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; En este caso, el Encargado del Tratamiento es el CONTRATISTA.

  4. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; En este caso, el Responsable del Tratamiento es JAIME TORRES C Y CIA S.A.

  5. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

  6. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  7. Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  8. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  9. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro o fuera del país.

  10. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la circulación o comunicación de los mismos dentro de Colombia o por fuera de Colombia y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado y por cuenta del responsable.

2. RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Razón social: JAIME TORRES C. Y CÍA S.A.

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección: Carrera 26 No. 61 C–07, Bogotá, D.C.

Correo electrónico: empresa@jaimetorres.net

Teléfono: 6014877853

3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Datos Personales de los Grupos de Interés que se mencionan a continuación serán recolectados, almacenados, usados, puestos en circulación o suprimidos, para las finalidades que hayan sido autorizadas previamente por el Titular, y aquellas que se señalan a continuación. Asimismo, los encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato, realizarán el tratamiento de los datos con las siguientes finalidades:

3.1 Organizacional.

Procesos al interior de la Organización con fines de:

  • Control de horario, gestión de nómina, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, exámenes de ingreso, periódicos y de egreso del personal, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal, enrolamiento, capacitación, contratación, comunicación, registro, acreditación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, reporte, estadísticas, planeación, mejora, análisis, tramitación, campañas publicitarias, boletines internos, auditorías, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones y actividades en las cuales los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se relacionen como empleado y/o ex -empleado.

  • Gestionar toda la Información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, gestión contable, fiscal y administrativa, tributarias, registros comerciales y corporativos de la Organización.

  • Para contactar con el colaborador o sus familiares en casos de emergencia.

3.2 Proveedores.

  • Cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo el análisis de referencias comerciales, el análisis de historia comercial y cartas de referencia.

  • Cumplir con los procesos internos de la Organización en materia de administración de proveedores y contratistas.

  • Generar cotizaciones para solicitudes internas.

  • Cumplir con las obligaciones corporativas y contables de la Organización, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

3.3 Seguridad.

  • Investigaciones privadas a personas.

  • Video vigilancia.

  • Seguridad y control de acceso a edificios.

3.4 Clientes Bancarios.

  • Procesamiento de información de las declaraciones de impuestos nacionales y tributos aduaneros, departamentales, distritales y municipales.

  • Elaboración de informes o reportes producto del procesamiento de la información de las declaraciones de impuestos nacionales, distritales y tributos aduaneros que deben presentarse ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

  • Realizar el procesamiento de la información de los contribuyentes, entregados por nuestros clientes bancarios para ser entregados a estos y a las Entidades reguladores respectivas.

  • Procesamiento de información y elaboración de informes y reportes que exija el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Secretaria de Hacienda Distrital, la Dirección de Impuestos de Bogotá, los Departamentos y/o Municipios.

  • Procesamiento de información de todas las operaciones asociadas a Embargos, atención de requerimientos, desembargos y solicitudes de vínculos generadas por los diferentes Entes que poseen la facultad legal para emitir y oficiar a las Entidades Financieras. Incluyendo elaboración de informes y reportes que requiera las Entidades Financieras y/o Entes Embargantes.

3.5 Aportantes y/o Usuarios Planilla Integral de Aportes de Seguridad Social.

  • Procesamiento de información para la liquidación, declaración y pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de seguridad social parafiscales (PILA), de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Decreto 1465 del 2005, y demás normas que la modifiquen, aclaren, deroguen y/o complementen.

  • Suministrar al Aportante el acceso a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por vía electrónica.

  • Permitir al Aportante el ingreso de los conceptos detallados de pagos, así como su modificación o ajuste previo a su envío o su corrección posterior.

  • Generar los archivos de salida, los reportes e informes que se requieran para los actores del Sistema o para las autoridades.

  • Almacenar durante un período de tiempo no inferior a tres (3) meses, el registro de identificación de Aportantes y la información histórica de la Planilla.

  • Mantener la conexión con la(las) Institución(es) Financiera(s) y/o los Sistemas de Pago, que permitan al Aportante efectuar el débito a su cuenta y a las Administradoras recibir los créditos correspondientes.

  • Suministrar a quien corresponda, oportunamente, la información necesaria para efectuar la distribución de los pagos.

  • Realizar los procesos de conciliación y contingencias del proceso de intercambio de información.

  • Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la realización de las transacciones de débito y de crédito en las cuentas respectivas.

  • Comunicar la información de las transacciones financieras a los Aportantes y a las Administradoras y a las autoridades pertinentes.

  • Elaborar estudios de fidelización, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio relacionado con el procesamiento de información para el pago de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA-

  • Cumplir los contratos de servicios celebrados con clientes, incluyendo pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para procesamiento de la información relacionada con el pago de la Planilla Integrada de Liquidación y pago de Aportes – PILA-.

3.6 Usuarios Contact Center.

  • JAIME TORRES C. Y CÍA S.A. y su Línea de Negocio HELPVOZ, en algunos casos tiene la calidad de Encargado del tratamiento de los datos, con el fin de efectuar, a nombre de nuestros clientes o aliados, diversos servicios en cumplimiento al objeto de Contact Center. Por lo anterior, la finalidad del tratamiento de los datos podrá variar y dependerá del objeto y finalidades del contrato que suscribamos con nuestros clientes y/o aliados. En los casos que JAIME TORRES C. Y CÍA S.A. realice el tratamiento de la información en calidad de Responsable, se tendrán como finalidades del tratamiento las siguientes:

  • Gestión telefónica de cobro de cartera originada por el no pago de cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social de Salud (SGSSS) y campañas especiales; así como fidelización de los usuarios del Plan Obligatorio de Salud (POS) y/o Plan de Atención Complementaria (PAC).

  • Gestión de campañas a través de envío de mensajes de texto, correos electrónicos y/o redes sociales, para campañas especiales, recordación de pago y/o fidelización de los usuarios del Plan Obligatorio de Salud (POS), y/o Plan de Atención Complementaria (PAC).

  • Atención en chat y canales virtuales de Contact Center.

  • Atención en llamadas Inbound y comunicación Outbound.

  • Radicación, análisis, gestión y/o escalamiento de PQRSF.

  • Gestión y comunicación vía llamada, correo y chat con las personas que se comunicaron fuera de horario de atención.

  • La entrega de reportes e informes, indicativos e historicos de atención y volumetría.

  • Para la actualización de datos, realización de encuestas, campañas de fidelización y asesoramiento.

  • Transmisión y transferencia de los datos personales a terceros cuando resulte necesario para el cumplimiento o ejecución de los servicios prestados.

3.7 Usuarios Corretaje.

  • Asesorar, promocionar y comercializar bienes y servicios ofrecidos por las entidades que componen el Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) y a los asegurados en aquellos aspectos para los cuales exista autorización legal o reglamentaria en dicho campo, incluida su afiliación o traslado a las diversas instituciones de seguridad social en los campos de salud, pensiones, riesgos laborales, cesantías y parafiscales.

3.8 Facturación Electrónica.

  • Procesamiento de información de servicios contratados como Proveedor Tecnológico de Facturación Electrónica, para el registro, emisión y custodia de los documentos establecidos por la DIAN, para los procesos de facturación electrónica (notas débito, notas crédito y facturas), Nómina Electrónica, Documento Soporte y Acuse de Recibo, de acuerdo a las Resoluciones Nos. 0042 de mayo 2020, 000013 de marzo de 2021, 000085 del 08 de abril de 2022, 0012 del 09 de febrero de 2021 y 0167 del 30 de diciembre de 2021 expedidas por la DIAN, o las normas que las sustituyan, modifiquen o aclaren.

  • Generar y transmitir los documentos electrónicos atendiendo los términos, requisitos y características exigidos por la Ley.

  • Prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de los documentos electrónicos de manera oportuna y adecuada.

  • Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, las los documentos electrónicos generados, atendiendo los términos, requisitos y características exigidos por la Ley.

  • Atención, trámite y registro de los PQR’s del servicio prestado.

3.9 Usuarios Plataforma APIZCO.

  • Identificar a los usuarios de la plataforma electrónica.

  • Verificar la identidad del usuario.

  • Validar, actualizar y corregir la información personal y comercial de los usuarios.

  • Crear usuarios de acceso a la plataforma electrónica con el fin de garantizar la privacidad y seguridad de las cuentas de acceso.

  • Tener un registro de las operaciones que realicen los usuarios para la consulta de aquellas personas que por su participación en las operaciones puedan tener interes en la información.

  • Brindar al usuario la información de los medios de pago habilitados por los venderores.

  • Mantener registro de los usuarios, vendedores y compradores que participan dentro de la plataforma electrónica.

  • Publicar la información respecto de la identidad de los Oferentes con el fin de que los Usuarios tengan pleno conocimiento de la persona con la que se encuentran realizando la operación.

  • Generar una base de datos de la información e histórico de las operaciones realizadas por los usuarios dentro de la plataforma electrónica.

  • Tener conocimiento de los productos que causan mayor impacto o interés dentro de los usuarios de la plataforma electrónica, para así colaborar en la creación de estrategias con el fin de incrementar las ventas.

  • Brindar la información necesaria al usuario con el fin de finalizar las operaciones de manera satisfactoria.

  • Proteger los derechos de propiedad intelectual de los Oferentes, Usuarios y terceros.

  • Cumplir con las obligaciones legales y los requerimientos de las autoridades.

  • Realizar actividades de cobranza judicial y/o extrajudicial.

  • Facilitar el envío de productos anunciados en la plataforma electrónica.

  • Ofrecer servicios y funcionalidades que se adecúen a las necesidades de los usuarios.

  • Realizar encuestas y recolectar información respecto del cumplimiento, satisfacción y calificación de vendedores dentro de la plataforma electrónica.

  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.

  • Atención, trámite y registro de los PQR’s del servicio prestado.

3.10. Finalidades en General:

  • En general, los datos recolectados y tratados por JAIME TORRES C. Y CÍA S.A. podrán ser utilizados con las siguientes finalidades:

  • Suministrar información sobre ofertas y oportunidades relacionadas con los servicios y productos que ofrecen las Líneas de Negocio de JAIME TORRES C. Y CÍA S.A.

  • Realizar gestiones de cobranza.

  • Realizar encuestas para el cumplimiento de los objetivos de JAIME TORRES C. Y CÍA S.A., evaluar la calidad del servicio y realizar estudios de mercado.

  • Suministrar información a terceros aliados de JAIME TORRES C. Y CÍA S.A., cuando resulte necesario para la ejecución, entrega o desarrollo de bienes o servicios propios o de los aliados.

  • Para contactar con los Titulares por temas relacionados a su relación con JAIME TORRES C. Y CÍA S.A.

  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.

  • Para fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

  • Para atender requerimientos de auditorías externas, internas y/o de autoridades competentes.

  • Para gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, pre-contractuales, contractuales, pos-contractuales, tributarias, financieras y/o contables.

  • Gestionar las consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los titulares de la información.

  • Comprobación y verificación de la identidad, antecedentes y la realización de la debida diligencia de los Titulares de la información.

  • Para la transmisión y transferencia de los datos personales a terceros cuando resulte necesario para el cumplimiento o ejecución de los servicios prestados.

  • Para ser usada en aplicación del sistema SAGRILAFT implementada por JAIME TORRES C. Y CÍA S.A.

  • Con el fin de llevar un registro histórico por medio de bases de datos de las relaciones comerciales y contractuales con el Titular.
    Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, archivo, protección y custodia de información y Bases de Datos de la Organización con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Organización.

3. DEBERES DE JAIME TORRES C. Y CÍA S.A.

Cuando obre como responsable o encargado del tratamiento de información personal, JAIME TORRES C. Y CÍA S.A., tendrá los siguientes deberes:

4.1 Deberes de JAIME TORRES C. Y CÍA S.A. como Responsable del Tratamiento de los Datos:

  • Generar políticas y procesos que garanticen el efectivo ejercicio de los derechos del Titular de la información.

  • Solicitar y conservar, de forma en que se pueda consultar en todo momento, la autorización del tratamiento de la información otorgada por el Titular.

  • Mantener publicada y actualizada, en la Página Web de JAIME TORRES C. Y CÍA S.A., la Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar la debida consulta de los Titulares de la información.

  • Describir las finalidades del uso y recolección de la información en la Política de

Datos Personales.

  • Informar, al momento de solicitar la autorización del tratamiento de los datos al Titular, la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales y su forma de consultarla.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  • Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario o a solicitud del Titular de la misma.

  • Informar de las actualizaciones y modificaciones de la información de forma oportuna al Encargado del tratamiento de la información.

  • Poner en conocimiento del Encargado de la Política de Tratamiento de Datos Personales y de las finalidades del tratamiento de la información, para advertir de la obligación que les asiste de operar el tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de la misma.

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • arantizar el uso y recolección únicamente de los datos que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades.

  • Garantizar su debida conservación únicamente por el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades para las que se realizó la recolección.

  • Transmitir al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

  • Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

4.2 Deberes de JAIME TORRES C. Y CÍA S.A. como Encargado del Tratamiento de los Datos:

  • Generar políticas y procesos que garanticen el efectivo ejercicio de los derechos del Titular de la información.

  • Mantener publicada y actualizada, en la Página Web de JAIME TORRES C. Y CÍA S.A., la Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar la debida consulta de los Titulares de la información.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del Titular de la información, o al momento de cumplir con las finalidades con las que fue transmitida la información por parte del Responsable.

  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de acuerdo a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales y la Ley.

  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

JAIME TORRES C Y CIA S.A. garantiza que los Titulares de datos personales podrán ejercer los derechos establecidos en la ley y hacer efectivo el cumplimiento de los procedimientos establecidos en estas Políticas, para lo que requerirán presentar su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con la ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JAIME TORRES C Y CIA

S.A. o los Encargados de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a JAIME TORRES C Y CIA S.A., salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.

  • Ser informado por JAIME TORRES C Y CIA S.A o al Encargado de los datos personales, respecto del uso que le ha (n) dado a los mismos.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, si considera que JAIME TORRES C Y CIA S.A. en cualquier forma, ha desconocido el derecho a la protección y adecuado tratamiento de sus datos personales, en los términos y condiciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  • Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en las bases de datos de JAIME TORRES C Y CIA S.A. o cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  • Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS YRECLAMOS.

JAIME TORRES C Y CIA S.A cuenta con el área jurídica, encargada de la atención de las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares, quienes pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar su autorización, aplicando el procedimiento que se señala a continuación.

7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

7.1 Consultas o Peticiones

7.1.1 Los Titulares o sus representantes pueden formular consultas o peticiones sobre sus datos personales a través del correo electrónico empresa@jaimetorres.net, o mediante escrito radicado en la Carrera 26 No. 61C – 07 de la ciudad de Bogotá D.C.

7.1.2 JAIME TORRES C Y CIA S.A. verificará, mediante procedimientos establecidos internamente, que el solicitante esté facultado para realizar la consulta o la petición.

7.1.3 Después de esta verificación, se recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en nuestras bases de datos.

7.1.4 El área de Defensoría al Cliente dará respuesta al solicitante, siempre y cuando tenga derecho a ello por ser el Titular, representante o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Organización. Esta respuesta se realizará aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional para la acreditación de la legitimación para ejercer los derechos.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para comunicar su solicitud.

7.2 Reclamos

7.2.1 Los titulares de la información o sus representantes que consideren que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes pueden presentar un reclamo.

7.2.2 El reclamo deberá ser presentado por el Titular o sus representantes, así:

  1. A través del correo electrónico empresa@jaimetorres.net, o mediante escrito radicado en la Carrera 26 No. 61C – 07 de Bogotá.

  1. Debe dirigirse a JAIME TORRES C Y CIA S.A. y debe contener el nombre y documento de identificación del Titular, una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes), indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante y la documentación que el reclamante quiera adjuntar.

  1. Antes de atender el reclamo el área jurídica debe verificar la identidad del Titular ó su representante, para esto puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se requieran según sea el caso.

  1. Si el reclamo o la documentación adicional está incompleto, el área jurídica solicitará al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que corrijan la falla. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  1. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, JAIME TORRES C Y CIA S.A. incluirá en la base de datos donde reposen los datos personales del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de haber sido recibido por parte de JAIME TORRES C Y CIA S.A. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN REVOCAR SU AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO.

  1. De acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los Titulares pueden en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo en los términos establecidos en el numeral 5.2. de este documento.
  1. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.
  1. Para garantizar el derecho que tienen los Titulares de revocar la autorización de tratamiento de datos (artículo 6 del Decreto 1377 de 2013) o solicitar la supresión de los mismos, JAIME TORRES C Y CIA S.A. ha dispuesto mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud, tal como se señala en el numeral 5 de este escrito.
  1. Si vencidos los términos señalados en cada caso (numerales 7.1. y 7.2. de estas políticas) JAIME TORRES C Y CIA S.A. no ha eliminado los datos personales del Titular reclamante, estando obligado a ello y con excepción de lo mencionado en el numeral 8.2. de este escrito y de los casos señalados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

9. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE ESTAS POLÍTICAS Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.

Esta Política empezará a regir a partir del 12 de agosto de 2016. Los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos o puestos en circulación, permanecerán en nuestra base de datos, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en estas políticas, para las cuales fueron recolectados.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la presente política de tratamiento de información, éstos serán comunicados a los titulares al momento de la implementación de la nueva política, y conforme lo establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.