TÉRMINOS Y CONDICIONES
LÍNEA ÉTICA JTCCIA S.A.

JAIME TORRES C. Y CIA. S.A., dentro de su Página Web (https://www.jaimetorres.net/), pone a disposición de sus trabajadores, clientes, contratistas y demás partes interesadas, la Línea Ética Azul, una herramienta que tiene el propósito de prevenir potenciales eventos como fraudes y malas prácticas que atenten con la implementación de los parámetros éticos de respeto, responsabilidad y compromiso que rigen a la Compañía.

JAIME TORRES C. Y CIA. S.A., en su compromiso en la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, incorpora los sistemas de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRILAFT, y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE, en cumplimiento a la circular 100-000016 del 24 de diciembre del 2020 y a la circular 100-000011 del 9 de agosto del 2021.
Por lo anterior, y en cumplimiento con el numeral 5.1.4. de la Circular 100-000011 del 9 de agosto del 2021, se habilita la Línea Ética Azul de JAIME TORRES C. Y CIA. S.A., la cual brinda la posibilidad de reportar de manera confidencial y anónima cualquier posible irregularidad en el cumplimiento del PTEE, al igual que cualquier posible conducta de lavado de activos, corrupción, sobornos, o cualquier conducta que vaya en contra de los principios de JAIME TORRES C. Y CIA. S.A., de ahora en adelante será nombrado como “JTCCIA S.A.”

En el presente documento se regulan los términos y condiciones de uso del canal Línea Ética Azul, de ahora en adelante será nombrado como el “Canal”. Es importante que los Usuarios/Denunciantes lo lean de forma previa, antes de utilizar el Canal, pues al momento de que el Usuario reporte conductas a través del mismo se entiende que tiene conocimiento del presente documento.

La Política De Tratamiento De Datos Personales / Política De Privacidad del Portal hace parte integral de estos Términos y Condiciones.

GLOSARIO

Directivos: Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de JTCCIA S.A. y la ley colombiana, según sea el caso, para administrar y dirigir la organización.
Terceros: Son las personas naturales o jurídicas con las cuales Jaime Torres C. Y Cia S. A tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Para propósitos de los presentes Términos y Condiciones se hace referencia a clientes, proveedores, trabajadores, Accionistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.
Clientes: Son compañías legalmente constituidas, con tradición en el mercado y cada una cuenta con un código específico en el sistema de información de la compañía.
Proveedores: Son todas aquellas personas que le suministran a JTCCIA S.A., bienes y/o servicios.
Contratista: Persona natural o jurídica, que se compromete a realizar una obra o prestar un servicio a JTCCIA S.A., a cambio de un precio.
Trabajadores: Personas que prestan sus servicios de forma directa o indirecta a JTCCIA S.A.
Oficial de Cumplimiento: Es la persona encargada de garantizar la implementación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura, acerca de incumplimientos del PTEE, posibles actividades sospechosas relacionadas con Corrupción, lavado de activos y financiación al terrorismo. Además, tiene el deber de garantizar la debida protección a los denunciantes.
Actos de Incumplimiento: Es todo acto que esté relacionado con posibles conductas de lavado de activos, financiación al terrorismo, financiación de armas de destrucción masiva, corrupción, sobornos, o cualquier conducta que vaya en contra de los principios de JTCCIA S.A.
Usuario: Toda persona que utilice el Canal de Línea Ética con el fin de reportar o denunciar hechos que vayan en contra con los principios y lineamientos de JTCCIA S.A.

ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES LÍNEA ÉTICA JTCCIA S.A.

Los Usuarios/Denunciantes, al momento de reportar dentro del Canal, voluntariamente aceptan el contenido de los presentes Términos y Condiciones en su totalidad, por lo cual, se obliga irrevocablemente a cumplir el contenido de estos.

Los Términos y Condiciones tienen carácter obligatorio y vinculante para todo aquel que utilice el Canal.

MARCO NORMATIVO

El Gobierno de Colombia aprobó la Ley 1778 del 02 de febrero de 2016, donde se establece un régimen especial para imponer sanciones administrativas a las personas jurídicas vigiladas y controladas por la Superintendencia de Sociedades, involucradas en conductas de soborno transnacional.

De igual forma, la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, modificada por la Ley 2195 del 18 de enero de 2022, por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones. Adicionalmente se dicta la Resolución No. 100-002657 del 25 julio de 2016 expedida por la Superintendencia de Sociedades en la que se establecen los criterios de aplicabilidad del artículo 23 de la Ley 1778 de 2016. Además de la Ley 2195 del 18 de enero de 2022,

A su vez, como medida para evidenciar un apoyo a la ley propuesta de soborno transnacional. Se propone la Circular Externa 100-00003 del 26 de julio de 2016 y Circular 100-000011 de 9 de agosto de 2021, que establece una Guía, para la puesta en marcha del programa de Ética y Conducta, y la Circular 100-000016 del 24 de diciembre del 2020 que desarrolla el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRILAFT.

GENERALIDADES

El Canal Línea Ética Azul permite que los Trabajadores, Administradores, Asociados, Contratistas, Proveedores u otros terceros reporten, de forma anónima o no, posibles incumplimientos del PTEE o cualquier posible acto de Corrupción, lavado de activos, financiación al terrorismo, o simplemente expresar cualquier inquietud relacionada con este asunto a la oficina del Oficial de Cumplimiento
El Canal Línea Ética Azul es gestionado por el Oficial de Cumplimiento designado por JTCCIA S.A., por lo que todo reporte realizado por medio de este Canal será conocido por el mismo, quien es una persona especializada en el tratamiento de estos casos y se encuentra facultado para actuar de forma independiente y autónoma.
JTCCIA S.A. adopta medidas con el fin de que ninguna de las personas que decida reportar por medio del Canal, en especial sus trabajadores, administradores y asociados, sean objeto de represalias en razón a su denuncia.
JTCCIA S.A. adopta medidas con el fin de proteger a sus trabajadores, administradores y asociados, para que no sean objeto de represalias como consecuencia de la decisión que éstos adopten en el sentido de no involucrarse en actos de Corrupción.
Las personas que decidan reportar por medio del Canal posibles Actos de Incumplimiento, lo podrán hacer de forma anónima o entregando sus datos personales como denunciante. En cualquiera de los dos casos JTCCIA garantiza la confidencialidad y protección de la información del denunciante y la denuncia.
El Canal está habilitado para recolectar información de reportes por presuntos Actos de Incumplimiento o actos en contra de los principios de JTCCIA S.A., en razón a este reporte el denunciante podrá otorgar datos de carácter personal. En estos casos, el Canal solicitará al Usuario/Denunciante la autorización para el uso y tratamiento
de sus datos personales, de acuerdo con las finalidades descritas en el presente documento.
El acceso al Canal no requiere de ningún intermediario y se podrá utilizar de forma totalmente gratuita.
En el caso de que el Usuario/Denunciante suministre su información personal, autoriza a JTCCIA S.A. para contactarlo con el fin de ampliar la información de la denuncia o recopilar información adicional.
JTCCIA S.A. se reserva el derecho de impedir el acceso de todo Usuario/Denunciante que viole la ley, las políticas o los Términos y Condiciones del Canal.

RESPONSABILIDAD EN LA DENUNCIA

El Usuario/Denunciante es consciente de la gravedad que implica realizar la denuncia y las consecuencias que esta puede implicar para el denunciado, por eso declara que toda la información que suministra a JTCCIA S.A. por medio del Canal está basada en hechos apegados a la realidad, demostrables y que se pueden investigar, que la denuncia realizada por medio del Canal se hace bajo la gravedad del juramento, y, aunque se mantendrá la confidencialidad y reserva, la falsa denuncia podrá tener consecuencias legales y disciplinarias para el denunciante.

CONDUCTAS A DENUNCIAR

Todo acto por medio del cual se busque utilizar a JTCCIA S.A., para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero, bienes o cualquier tipo de valor, cuyo origen esté relacionado con actividades ilícitas, con el ánimo de dar apariencia de legalidad a los bienes, valores, fondos y/o a las transacciones relacionados con estos delitos. De esta forma, evitar que el destino de los dineros u otros bienes entregados o administrados por JTCCIA S.A., sea para actividades vinculadas al LA/FT/FPADM.
Todo acto por medio del cual se busque utilizar a JTCCIA S.A., para realizar operaciones de lavado de activos, financiación al terrorismo y/o financiación para la proliferación de armas de destrucción masiva.
Participación en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley.
Actos de Corrupción: Consiste en el abuso de posiciones de poder o de confianza, para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios, a cambio de acciones, decisiones u omisiones.
Cuando algún cliente, proveedor, trabajador, accionista, aliado o cualquier otro tercero haga uso indebido de la información confidencial a la que ha tenido acceso.
El Soborno o Soborno Transnacional: La conducta de soborno transnacional es el acto en virtud del cual uno o varios trabajadores, contratistas, administradores, asociados o vinculados a una persona jurídica, dan, ofrecen, o prometen, a un servidor (público o privado) (nacional o extranjero), directa o indirectamente sumas de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario u otro beneficio o utilidad, a cambio de que el servidor (público o privado) (nacional o extranjero); realice, omita, o retarde, cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción nacional o internacional.
Actos que involucren la apropiación o uso indebido de bienes de JTCCIA S.A., en beneficio propio o de un tercero.
Circunstancias en las que un trabajador, accionista o administrador, se encuentre en una situación de conflicto de interés y haga caso omiso de su condición.
Actos de tráfico de Influencias: Aprovechamiento del cargo y funciones propias de los trabajadores, administradores o accionistas, para desviar un proceso establecido por la Compañía con el fin de favorecer a un tercero en específico.
Toda actividad sospechosa relacionada con lavado de dinero, narcotráfico o cualquier acto ilícito.
Cualquier acto que involucre la falsedad ideológica o material de un documento que involucre Actos de Incumplimiento.
Actos de Supervisión o Interventoría Desleal: Se da cuando particulares manipulan la interventoría, reinventándose solicitudes adicionales, promulgando requisitos técnicos, equivocados etc… para lograr el incumplimiento de los Contratistas.
Cuando trabajadores, administradores o accionistas acepten u ofrezcan regalos, favores, invitaciones, viajes, pagos y en general prebendas que puedan influir en decisiones de negocios y operaciones, en beneficio directo o indirecto de quien la concede.

DENUNCIAS

En JTCCIA S.A. estamos comprometidos en promover una cultura ética donde actuar con integridad es lo primero, por lo anterior, las represalias son inaceptables en nuestra organización. Queremos que las personas se sientan cómodas presentando cualquier inquietud, por lo que, como empresa, no toleramos represalias ni venganza contra ninguna persona que alce la voz de buena fe sobre sospechas de comportamiento poco ético o ilegal.La obligación de denuncia de actos de Corrupción por parte de JTCCIA S.A., sus administradores, directivos o trabajadores, de manera interna y externa, como presentar una denuncia y el proceso de denuncias se encuentra debidamente explicita en el código de ética. El Canal de Línea de Ética está disponible en cualquier momento en la web, para que cualquier persona (incluidos los que no sean trabajadores), busque orientación o presente denuncias de violaciones de nuestro Código, nuestras políticas o la ley. Para los trabajadores, el Canal está destinado a complementar los canales de informes existentes, no a reemplazarlos.

JTCCIA S.A. se encuentra en la obligación de investigar y denunciar ante las autoridades competentes todos los hechos ilícitos de los que tenga conocimiento por medio del Canal de Línea Ética Azul o cualquier otro medio autorizado para la recepción de estas denuncias.

SANCIONES

JTCCIA S.A. ha puesto en marcha procedimientos sancionatorios adecuados y efectivos de conformidad con las normas laborales y disciplinarias, respecto de infracciones al PTEE cometidas por cualquier empleado o administradores que cuenten con un vínculo laboral con JTCCIA S.A.

El personal de JTCCIA S.A. que viole la política o los procedimientos anticorrupción está sujeto a medidas disciplinarias de empleo, que puede incluir la suspensión o el despido. JTCCIA S.A. puede tratar de rescindir los contratos con los proveedores, clientes y contratistas de JTCCIA S.A. y terceros que no deseen o no puedan representar o trabajar con JTCCIA S.A. de manera consistente con la política de PTEE, que comentan Actos de Incumplimiento o violen las políticas de la Organización.

DERECHO DE AUTORÍA Y PROPIEDAD INTELECTUAL

El software utilizado en el funcionamiento y desarrollo del Canal, toda información, herramientas, gráficos, documentos jurídicos y su arte en general, es propiedad de JTCCIA S.A.
El Usuario/Denunciante deberá respetar la propiedad intelectual y los derechos de autor de JTCCIA S.A. sobre el diseño, estructuras, la marca, logos, glosan, imágenes, ilustraciones, fotografías, audiovisuales, y en general sobre los signos distintivos, la información, el material y contenidos de La Aplicación, lo cual implica que no los podrá reproducir, modificar, distribuir y/o transmitir, ya sea parcial o totalmente.

POLÍTICA DE MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES

JAIME TORRES C. Y CIÁ S.A. reconoce expresamente que los datos, de los que es responsable y encargado del tratamiento, son de exclusiva propiedad del Usuario/Denunciante, por lo que no podrá aplicarlos o utilizarlos con fines distintos a los previstos en el presente documento.

Con el envío de sus datos personales por medio del Canal Línea Ética Azul, el Usuario/Denunciante, autoriza de forma libre y espontánea a JAIME TORRES C. Y CÍA. S.A., para que lleve a cabo el Tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, con los fines establecidos en el presente título.

Esta autorización se entiende dada también para el tratamiento de datos personales sensibles, los cuales han sido explicados y cuyo Tratamiento será exclusivamente para dar cumplimiento a las disposiciones legales pertinentes y que tengan relación con los presentes Términos y Condiciones, y en tanto los mismos sean necesarios para que la Empresa cumpla con sus obligaciones.

Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales Recolectados

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados y tratados por JTCCIA S.A., en desarrollo a las siguientes finalidades:

Validar y verificar la identidad del Usuario/Denunciante que realice el reporte o denuncia por medio del Canal.
Contactar al Usuario/Denunciante con el fin de ampliar y verificar la información de los hechos que está denunciando.
Transmitir los datos personales del Titular a las autoridades competentes en caso de que se vea necesario o estas lo soliciten.
Para la recolección, el almacenamiento, la actualización, el uso, la circulación, la transferencia y transmisión de los Datos Personales.
Para realizar investigaciones que involucren los hechos relacionados dentro de la denuncia.
Para que, con fines de control y cumplimiento del sistema SAGRILAFT JTCCIA S.A. consulte la información del Usuario/ Denunciante.
Con el fin de realizar monitoreo y seguimiento a la denuncia realizada.
Con el fin de tomar las medidas necesarias para garantizar que el Usuario/Denunciante no sea objeto de represalias en razón a su denuncia.

Derechos de Los Titulares de los Datos

JAIME TORRES C. Y CÍA. S.A. garantiza que los Titulares de datos personales podrán ejercer los derechos establecidos en la ley y hacer efectivo el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía, para lo que requerirán presentar su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con la ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JAIME TORRES C. Y CÍA. S.A. o los Encargados de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a JAIME TORRES C. Y CÍA. S.A., salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
Ser informado por JAIME TORRES C Y CIÁ S.A. o al Encargado de los datos personales, respecto del uso que le ha (N) dado a los mismos.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, si considera que JAIME TORRES C. Y CÍA. S.A. en cualquier forma, ha desconocido el derecho a la protección y adecuado tratamiento de sus datos personales, en los términos y condiciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en las bases de datos de JAIME TORRES C. Y CÍA. S.A. o cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

Solicitudes, Peticiones y Reclamaciones Respecto al Tratamiento de Datos Personales

Los titulares de la información o sus representantes que consideren que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes pueden presentar solicitudes, peticiones o reclamaciones de la siguiente manera

Se deberá presentar a través del correo electrónico empresa@jaimetorres.net, o mediante escrito radicado en la Carrera 26 No. 61C – 07 de Bogotá.
Debe dirigirse a JAIME TORRES C Y CIA S.A. y debe contener el nombre y documento de identificación del Titular, una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes), indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante y la documentación que el reclamante quiera adjuntar.
Antes de atender el reclamo, el área jurídica debe verificar la identidad del Titular ó su representante, para esto puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se requieran según sea el caso. · Si el reclamo o la documentación adicional está incompleto, el área jurídica solicitará al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que corrijan la falla. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, JAIME TORRES C Y CIA S.A. incluirá en la base de datos donde reposen los datos personales del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de haber sido recibido por parte de JAIME TORRES C Y CIA S.A. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular de la información podrá consultar las definiciones, derechos que le asisten, procedimiento para la supresión del dato, obligaciones de JTCCIA S.A. como Responsable y Encargado del tratamiento de datos personales y demás condiciones dentro de la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en la Página Web de JTCCIA S.A. (https://www.jaimetorres.net/).

JURISDICCIÓN Y LEY APLICABLE

La interpretación, cumplimiento y solución de conflictos, así como las reclamaciones y controversias que surjan de la relación entre el Usuario/Denunciante y JTCCIA S.A. en razón al Canal, estarán sujetas a la Ley colombiana.

Para cuantas cuestiones litigiosas o de interpretación pudieran derivarse de la presente relación jurídica, ambas partes se someten expresamente al fuero de los Juzgados y Tribunales de Colombia, con renuncia expresa a cualquier otro que pudiera corresponderles.